پایگاه تحلیلی خبری ایراسین؛ شاید شما هم در سازمان خود با این صحنه تکراری مواجه شده باشید: مدیران ارشد و اجرایی که به جای ترسیم چشمانداز، تصمیمگیریهای کلیدی و هدایت استراتژیک سازمان، بیشتر شبیه آتشنشانهایی شدهاند که هر روز از این اتاق به آن اتاق میدوند تا بحرانی ناگهانی را مهار کنند. این واکنشگراییِ مداوم و خستهکننده، حاصل یک مشکل ریشهای در بدنه سازمان است؛ سیگنالهای حیاتی و واقعیتهای عملیاتی در میان دهها صفحه گزارش طولانی، فایلهای اکسل پیچیده و لایههای اداری گم میشوند. وقتی هم که اخبار به گوش رهبران سازمان میرسد، معمولاً کار از کار گذشته و تنها راه باقیمانده، اطفا یا مدیریت بحران است. در حقیقت، حجم زیاد اطلاعات بیفایده و کلیگوییها مانند مه غلیظی عمل میکند که مانع دیدن ریشه اصلی مشکلات میشود.
برای درمان این عارضه ساختاری، سیستم راهبری استراتژیک «پاکت» طراحی شده است. پاکت بیش از آنکه یک فرم ساده اداری باشد، یک فلسفه مدیریتی و یک رادار هوشمند است که با الهام از سبک رهبری مدیران موفقی همچون جنسن هوانگ در انویدیا شکل گرفته است. ایده اصلی این سیستم، پاکسازی تمام نویزها و پیامهای اضافی است تا نبض واقعی و بدون روتوش عملیات سازمان مستقیماً روی میز مدیران ارشد و اجرایی قرار گیرد و فرهنگ سازمان از «گزارشنویسی سنتی» به «پاسخگویی و راهبری پیشدستانه» ارتقا یابد.
اما نقطهعطف و موتور محرکه اصلی این سیستم، «مدیران لایههای میانی» هستند. در ساختار پاکت، مدیران میانی دقیقاً در نقش خط مقدم و پل ارتباطی استراتژیک عمل میکنند. آنها که عمیقاً در جریان جزئیات اجرایی، فنی و عملیاتی قرار دارند، موظف هستند دادههای خام را پالایش کرده و در قالب فرمت منظم و هفتگی پاکت، به مدیران ارشد و اجرایی ارائه دهند. این کار نه تنها بار ذهنی مدیران ارشد را کم میکند، بلکه به مدیران میانی هم قدرت تحلیل و مسئولیتپذیری بسیار بالاتری میدهد.
راز اثربخشی سیستم پاکت در صراحت، ایجاز و ساختار منطقی آن نهفته است. در این الگو، هر مدیر میانی موظف است گزارش هفتگی واحد خود را تنها در ۶ نکته کوتاه (بولتپوینت) و ذیل چهار محور کلیدی که حروف کلمه «پـاکَـت» را میسازند خلاصه کرده و به دست رهبران سازمان برساند:
در قدم اول، مدیر میانی باید به بخش «پیشرفت» بپردازد. او از میان دهها کار خرد روزمره، تنها ۳ پروژه یا اقدام کلیدی را که حدود هفتاد درصد انرژی و زمان تیمش را در آن هفته به خود اختصاص دادهاند، گزارش میکند. برای شفافیت کامل و جلوگیری از فرار از مسئولیت، نگارش این موارد الزاماً باید با یک فعل عملیاتی و روشن آغاز شود تا مدیران ارشد دقیقاً بدانند چه کاری، توسط چه کسی و تا چه مرحلهای پیش رفته است.
در گام بعدی، نوبت به محور «اختلال» میرسد که شاید شجاعانهترین بخش این گزارش باشد. در سیستم پاکت، هیچ مدیر میانی اجازه ندارد مشکلات و خطاهای واحد خود را پشت موفقیتهای مقطعی پنهان کند. او باید بیپرده و صریح، بزرگترین گلوگاه عملیاتی، فنی یا انسانی را که مانع پیشبرد اهداف شده معرفی کند. نکته حائز اهمیت این است که ذکر یک شاخص عددی و کمی از میزان ضربهای که این اختلال به بهرهوری سازمان زده، کاملاً اجباری است تا مدیریت ارشد بتواند حجم واقعی خسارت را درک کند.
محور سوم به «کارایی» اختصاص دارد. یک مدیر میانی موفق نباید صرفاً غرق در کارهای تکراری شود، بلکه باید مدام به دنبال بهینهسازی باشد. در این بخش، او ۱ ایده مشخص و عملیاتی برای افزایش بهرهوری، بهبود ایمنی یا کاهش اتلاف (بر اساس اصول سیستم تولید ناب) ارائه میدهد تا روحیه بهبود مستمر در تمام بدنه سازمان جریان داشته باشد.
در نهایت، گزارش با محور «تصمیم» به پایان میرسد. از آنجا که پیشبرد کارهای استراتژیک همیشه به مانع میخورد، مدیر میانی صراحتاً ۱ نیاز حیاتی واحد خود به تصمیمگیری عاجل، پشتیبانی مالی، تامین منابع یا تحلیل بازار را مطرح میکند. با این کار، توپ درست به زمین مدیران ارشد و اجرایی میافتد تا با گرفتن تصمیمات به موقع، گرههای عملیاتی را باز کنند.
پیادهسازی این سیستم چابک مستلزم کنار گذاشتن دیوانسالاری، نامهنگاریهای طولانی و فایلهای متفرقه است. پاکت در قالب یک فرم استاندارد و اجباری در اتوماسیون اداری پیادهسازی میشود تا مدیران میانی را مجبور کند از حاشیهروی پرهیز کرده و مستقیماً سر اصل مطلب بروند. تعریف یک جریان کاری (Workflow) خودکار در این سیستم، امکان ردیابی اقدامات را فراهم میکند و این قابلیت را به مدیران اجرایی میدهد که در طول زمان، روند بروز گلوگاهها یا نیاز به تصمیمات را تحلیل کرده و الگوهای پنهان سازمان را کشف کنند.
در نهایت، سیستم «پاکت» با ایجاد یک کانال ارتباطی شفاف، سریع و دور از تشریفات میان مدیریت میانی و مدیریت ارشد، فرآیند تصمیمگیری را از حالت منفعل و بحرانزده خارج میسازد. با این ابزار، رهبران سازمان همیشه نبض دقیق عملیات را در دست دارند و سازمان میتواند با صراحت، تمرکز و سرعتی مضاعف به سوی اهداف استراتژیک خود حرکت کند
*رئیس سرآمدی سازمانی شرکت فولاد سنگ مبارکه
نظر شما